m.d.t. LinnLösungen für innovative Archivierung
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Lösungen für innovative Archivierung
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24. Mai 2016
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Vorteile

Die Vorteile digitaler Archivlösungen

       Das sind Ihre Vorteile:

  • Kurzfristige elektronische Verfügbarkeit aller Daten
  • Kompatibilität mit allen Dokumenten-Management-Systemen
  • Schneller Abbau vorhandener Papierarchive
  • Skalierbare Produktions- und Personalkapazitäten
  • Service-Level-Vereinbarung nach Bedarf

Gründe für den Einsatz moderner Dokumenten-Management-Systeme (DMS).
Während sich in den letzten Jahren die Rationalisierungsanstrengungen in Industrie, Handel und Behörden auf Fertigung, Lagerhaltung, Vertrieb und Outsourcing bis dato eigener Tätigkeiten konzentrieren, bieten moderne DMS neue Chancen zur Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung im Bereich des innerbetrieblichen Informationsflusses.

Immer noch wird in vielen Betrieben ein enormer Aufwand zur Belegbearbeitung (Erstellung, Ablage, Rückgriff, erneute Rückablage usw.) getrieben.
Ein moderner DMS erlaubt den blitzschnellen Zugriff auf die in abgelegten Belegen gespeicherten, wertvollen Informationen an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter.

Dies gilt für den Bereich kaufmännischer Belege in Buchhaltung oder Vertrieb ebenso, wie z.B. für die technischen oder Kundendienst-Abteilungen.
In aller Regel amortisieren sich die Kosten des modernen DMS allein aus dem Wegfall der konventionellen Belegablage und dem dazu notwendigen Aufwand für Sortierung, Ablage, Suchen, erneutes Ablegen, Raum und Ablagemittel usw.
Belege im DMS werden über belegtypische Suchbegriffe elektronisch gesucht und sind in kürzester Zeit zwecks Auswertung oder Kopie verfügbar. Unverlierbar, unverwechselbar und stets am richtigen Ort.

Analog (Mikrofilm) oder digital (CD-ROM, MOD)?   
Mikrofilm ist das ideale Langzeitspeichermedium, wo es in erster Linie auf den Langzeiterhalt der Belege bei geringer Rückgriffquote ankommt. Die Informationen aus Mikrofilmen stehen an einem zentralen Ort zur Verfügung. CD-ROM, MOD als Träger "leitungsfähiger" Informationen, auf die sekundenschnell von allen vernetzten und autorisierten Computerarbeitsplätzen aus zugegriffen werden kann.

Nutzung der neuen Medien in der Regel ohne große Investitionen, da EDV-Abteilungen meist vorhanden und ohne zusätzliche Personalkosten durch Vergabe der Arbeiten in unsere spezialisierte Dienstleistung.

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